Trong thời đại kỹ thuật số, mọi thứ đều có thể lưu trữ dưới dạng dữ liệu rất gọn gàng. Tuy nhiên, khi hữu sự, các dữ liệu điện tử chỉ có giá trị phần nào tùy theo trường hợp được cứu xét để thay thế cho bản chính. Có rất nhiều lúc phải cần có bản chính để bổ túc hồ sơ chuyển nhượng tài sản hay chứng minh cho một sự kiện hợp pháp. Chẳng hạn như giấy chứng nhận được vào quốc tịch Mỹ luôn luôn phải sử dụng bản chính khi xin hộ chiếu Mỹ (US Passport). Mỗi khi bạn cần có lại những thứ giấy tờ quan trọng đã mất, phải chờ đợi một thời gian mới xin lại được.
Bởi vậy, bạn sẽ muốn những thứ giấy tờ này luôn có trong tay khi có việc cần. Nhất là trong trường hợp nhà cửa bị thiên tai hay hỏa hoạn, nếu không cất giữ đúng cách, bạn sẽ tốn rất nhiều thời giờ để đi xin lại hay bị lỡ dịp nộp hồ sơ khi cần.
Bạn có thể cất các giấy tờ quan trọng trong túi plastic kín chống nước và để vào một tủ sắt chống cháy có khóa. Ngoài ra, cần có những bản sao (copy) và hình chụp (scan) lưu trữ trong dĩa CD, DVD hay bộ nhớ USB để trong hộp an toàn (safe-deposit box) ở ngân hàng hoặc văn phòng luật sư của bạn.
Sau đây là những tài liệu quan trọng đáng lưu tâm là:
1- Giấy khai sinh: Cần cho trẻ khi ghi danh nhập học và các vấn đề khác liên quan đến định cư.
2- Giấy nhận con nuôi: Chứng nhận được tính cách pháp lý khi hữu sự.
3- Thẻ an sinh xã hội: Không có giá trị khi dùng bản sao. Ấn định phúc lợi được hưởng trong xã hội Mỹ.
4- Hộ chiếu/Giấy chứng nhận quốc tịch/Thẻ xanh/Giấy chiếu khán dài hạn: Không có giá trị khi dùng bản sao. Hữu dụng khi có việc cần xuất ngoại gấp.
5- Giấy hôn thú: Cần thiết trong việc ăn theo, nộp đơn lãnh phụ cấp…
6- Giấy di chúc về tài sản: Tránh được tình trạng tranh cãi tài sản giữa những người thừa kế, tiện cho việc xác nhận quyền thừa kế.
7- Giấy ủy quyền: Cần có dấu ghi hạn kỳ giá trị và chữ ký của nhân viên thị thực mới có giá trị.
8- Thẻ bảo hiểm sức khỏe: Rất cần thiết cho nhân viên đến cứu cấp trong trường hợp khẩn cấp để biết phải chở đến bệnh viện nào.
9- Giấy chủ quyền nhà: Dễ dàng và nhanh chóng khi sang bán nhà.
10- Giấy bảo hiểm nhà ở hay thuê: Giúp cơ quan cứu xét việc bồi hoàn nhanh chóng.
11- Giấy chủ quyền xe cộ: Cần thiết khi bán xe, mua bảo hiểm mới hay trả thuế xe khi chuyển đến địa chỉ mới.
12. Thẻ bảo hiểm xe cộ: Cần mang theo khi lái xe hay khi trả thuế và lúc kiểm soát xe an toàn hàng năm.
13- Giấy bảo hiểm nhân thọ: Giúp người thừa kế có tiền nhanh chóng để lo hậu sự.
14- Giấy chứng nhận sở hữu chủ cổ phần: Có thể gởi vào trương mục mua bán cổ phần trên thị trường chứng khoán và tiền cổ phần lợi tức mỗi hạn kỳ sẽ tự động chuyển vào trương mục này.
15- Giấy chứng nhận đồ sưu tập, trang sức quý giá: Giúp nhanh chóng đền bù khi có chuyện.
16- Phiếu chứng nhận chích ngừa của trẻ em: Cần có để nộp vào hồ sơ xin nhập học ở một cơ sở giáo dục mới.
17. Giấy di chúc khi lâm trọng bệnh: Ghi ý nguyện về phương cách điều trị bệnh khi bạn không còn lý trí để tự chọn cách chữa trị cho chính mình. Không đặt người thân vào tình trạng tranh cãi, có thể gây chia rẽ lẫn nhau, khi phải chọn cách nào thích hợp cho bạn lúc đó.
MH – Theo Consumer Reports 10- 2013