Thạc sỹ Lê Anh có văn bằng Kế toán Công chứng quốc gia, với giấy phép hành nghề CPA tại Illinois và Missouri. Ông Lê Anh đồng thời có văn bằng EA (Enrolled Agent before the IRS -chuyên viên thuế vụ liên bang) có quyền phụ trách tax audit trước IRS trong toàn liên bang. Lê Anh hiện làm chủ bốn văn phòng khai thuế tại miền Nam Illinois và vùng phụ cận của thành phố St Louis, Missouri, và một văn phòng cố vấn tài chính (có đăng bộ với FNRA và SEC). Chuyên môn về tax audit, business tax, tax planning, accounting, payroll, và business planning. Trên 90% khách hàng là người Mỹ nhưng hiện đang mở rộng chuyên môn audit và thuế doanh nghiệp đến cộng đồng Việt Nam. Quý vị có thể vào trang nhà của Lê Anh để biết thêm chi tiết. www.AnhLeCPA.com
Lời tự hứa đầu năm – business owners’ new year resolutions
Trước khi bắt đầu một đề tài rất quan trọng khi mùa thuế đang bắt đầu cùng với việc chuẩn bị đón mừng Tết Giáp Ngọ này, xin hãy cho tôi gửi lời CHÚC MỪNG NĂM MỚI GIÁP NGỌ 2014 đến với tất cả các bạn đọc. Kính chúc quý vị khang an và thịnh vượng.
Có thể quý vị sẽ đặt câu hỏi là tại sao tôi lại chọn đề tài này vào đầu năm mới. Theo ý kiến của tôi, lập kế hoạch thuế hợp lý, hợp pháp là việc chúng ta phải làm ngay từ đầu năm để khỏi phải vướng vào các cuộc điều tra thuế, không những làm chúng ta mất tiền, mất thời gian, mà cả việc mất ăn, mất ngủ. Quý vị không nên bị động, hãy chuẩn bị sớm, đừng chờ đến khi khai thuế hoặc bị audit mới lên kế hoạch đối phó.
Khi bạn đang làm chủ một doanh nghiệp tự do, với nhiều chi phí vào ra, với tiền thu nhập lên xuống từ nhiều nguồn khác nhau, số người làm tăng giảm không đồng đều, thì khả năng bị điều tra thuế của quý vị cao hơn là của người có thu nhập bằng nguồn lương ổn định, và của các công ty. Tại sao vậy? Đó là vì sở thuế liên bang, IRS luôn luôn cho rằng quý vị đang tìm cách giấu bớt nguồn thu nhập hay tăng cao quá mức chi phí kinh doanh bằng cách đưa vào chi phí sinh hoạt cá nhân.
Từ những kinh nghiệm cá nhân trong nhiều năm làm audit cho khách hàng Mỹ, Việt, Hoa, và các sắc dân khác (Mexican, Bosnia, Iranian, Afghanistan, Syrian, v.v…) trong toàn liên bang, tôi đề nghị sáu (6) phương pháp làm việc để tránh những việc bị audit không cần thiết. Đồng thời tôi xin đưa ra ba (3) việc nên làm nếu IRS thông báo là sẽ bị điều tra thuế vụ. Trong bài viết này xin quý vị và các bạn cho phép tôi sử dụng qua lại hai chữ đồng nghĩa Anh-Việt audit và điều tra thuế vụ.
Sáu phương pháp làm việc cẩn trọng
Sau đây là vài phương thức quý vị có thể làm để giảm tối đa việc bị kiểm tra thuế vụ.
1. Dùng các nhu liệu chuyên nghiệp
Nếu quý vị không có một bookkeeper (có thể là CPA của bạn) thì bạn cần có một nhu liệu kế toán tương đối tốt để lưu lại tất cả các dữ kiện liên quan đến kinh doanh. Tất cả các thu nhập cũng như các chi tiêu cần phải được hệ thống hoá. Có sự hỗ trợ của các phần mềm kế toán, khi bị kiểm tra thuế, mọi dữ kiện sẽ được IRS chấp nhận dễ dàng. Hãy tham khảo ý kiến của người chuyên môn khi chọn nhu liệu phù hợp.
2. Lưu giữ bản gốc các chứng từ chi tiêu và thu nhập
Đối với nhân viên kiểm tra thuế, chứng từ gốc là quan trọng nhất. Quý vị hãy lưu giữ tất cả hóa đơn và chứng từ, nhất là các nguồn vốn cá nhân, vay mượn được chuyển vào trong tài khoản kinh doanh. Lưu giữ tên tuổi người cho mượn, hoặc số tài khoản gốc, và các khoản tiền thừa kế hợp pháp. Nếu không có giấy tờ chứng minh, IRS sẽ cho rằng đây là các nguồn tiền thu nhập phải đóng thuế mà bạn không khai báo. IRS sẽ tính thêm thuế thu nhập và tiền phạt về việc giấu giếm không khai báo tiền thuế thu nhập. Hoặc nghiêm trọng hơn nữa theo Điều Khoản Chống Rửa Tiền của Bộ Luật An Ninh Quốc Gia (Patriot Act) ra đời sau ngày 9/11/2001, nếu không chứng minh được nguồn gốc, các khoản tiền này, có thể bị tịch thu sung công.Các IRS auditor thường nói rằng “paper talks” nghĩa là chỉ có chứng từ mới có quyền phát biểu cao nhất trong các cuộc kiểm tra. Điều đó nói lên tầm quan trọng của các chứng từ gốc. Xin quý vị lưu ý rằng, bank và credit card statements không đủ chứng minh các chi thu hợp pháp riêng của business. Nếu không có hóa đơn, IRS không cho khấu trừ các khoản chi tiêu gọi là taxable deductions này.
3. Khai thuế định kỳ với các chuyên viên thuế vụ
Hồ sơ thuế của quý vị được sở thuế tin tưởng nhiều hơn khi được hoàn tất bởi chuyên viên thuế vụ được đào tạo chuyên môn và phải thường xuyên lấy các tín chỉ tu nghiệp (CE – continued education credit). Nhất là những chuyên viên này không phải là nhân viên của quý vị (an outsider, an independent firm). Chỉ có tax lawyer (không phải là lawyer thường), CPA, và Enrolled Agent là có quyền đại diện cho quý vị khi bị audit vì đã được đào tạo qua các thủ tục về kiểm tra thuế. Các hồ sơ tự làm và các hồ sơ được chuẩn bị bởi những người khai thuế không có bằng chuyên môn thường bị kiểm tra nhiều hơn vì khả năng hiểu biết về thuế rất hạn chế. Trong khi đó luật thuế rất phức tạp với bộ luật thuế trên 14,000 trang. Thực ra số tiền quý vị trả cho CPA hoặc Enrolled Agent có cao hơn chăng nữa cũng rất xứng đáng. Nhất là những tiết kiệm thuế hợp pháp mà các chuyên viên này giúp bạn. Hầu hết các khấu trừ này cao hơn những khấu trừ bất hợp pháp mà có thể nhiều vị đang dùng. Hơn nữa họ có quyền chống lưng cho các bạn trong các cuộc điều tra thuế vụ.
4. Đừng để lại các dấu hiệu đáng nghi ngờ trong hồ sơ thuế
Càng về sau này, khi hệ thống computer của IRS càng hiện đại, nhiều nhu liệu được viết để truy tìm các lỗi lầm cũng như các hành vi mà IRS cho rằng quý vị cố ý khai thuế sai để trốn thuế. (Tất nhiên là không phải lúc nào IRS cũng đúng!) Sau đây là một số các dấu hiệu bị audit nhiều nhất trong các năm qua:
a) Không khai thu nhập tiền mặt (bị phạt nặng nhất): Từ năm 2011, khi mẫu 1099K của các Merchant Service gửi cho IRS tổng số tiền thu nhập trong các thẻ tín dụng, số audit tăng lên rất nhiều. Những doanh nghiệp chỉ khai thu nhập bằng hoặc thấp hơn số thu nhập thẻ tín dụng được báo cáo cho IRS, đều bị điều tra về số tiền mặt không khai báo. Đây là trường hợp bị phạt nặng nhất, gần gấp đôi. (Có một nhà hàng Mễ bị rơi vào tình trạng này, không khai báo khoảng $300,000, họ phải chịu thêm một khoản tiền phạt Civil Fraud tới 75% hay là $225,000 cộng cả tiền lời interest, công ty này phải trả thêm trên $700,000 tiền thuế. Ba người hùn vốn cũng bị audit phạt lên đến $65,000 tới $125,000.)
b) Chi phí đi lại (auto expense-bị kiểm tra nhiều nhất) : Đây là phần bị kiểm tra thuế nhiều nhất. Theo luật IRS, chi phí ô tô chỉ cho phép khi thật sự dùng cho mục đích kinh doanh, không kể chi phí đi lại của cá nhân (personal travel expense –sau giờ làm việc), hoặc từ nhà đến nơi làm việc (commute time). Bạn hãy sử dụng một cuốn sổ ghi lại chính xác chi phí đi lại theo khuôn mẫu mà IRS cho phép (CPA của bạn có thể cung cấp sổ này). Những nơi quý vị đã đến, đã đi qua vì mục đích kinh doanh, hãy giữ lại tất cả chứng từ cho thấy là quý vị đã đến đó vì mục đích kinh doanh, nâng cao tay nghề, mua bán supplies, v.v… Đánh dấu trên các hóa đơn đó cụ thể quý vị đã làm gì tại nơi đó.
c) Chi phí du lịch, ăn uống, và vui chơi giải trí (travel, meal, and entertainment expenses): Đây là phần khấu trừ bị đòi hỏi chứng từ nhiều nhất. Khi quý vị kết hợp các kỳ nghỉ tại các nơi như Las Vegas hoặc Hawaii vào cuộc hội thảo chuyên môn hay hội chợ doanh nghiệp, các chứng từ cần phải chi tiết hơn. Ví dụ quý vị cần giữ tờ rơi quảng cáo hội chợ thương mại, hội thảo hay thư từ khách hàng ở nơi đó vào trong hồ sơ để chứng minh tính hợp lệ của các khoản khấu trừ. Nếu mời khách hàng đi nghe hoà nhạc hay giải trí, hãy ghi chú rõ ràng trên hóa đơn của các bữa ăn và đánh dấu tên khách hàng tham dự cuộc giải trí với tên của người biểu diễn và một mô tả ngắn gọn về mục đích kinh doanh.
d) Không nên khai những chi phí rất tròn số – một điều không có thực : Quá nhiều số làm tròn có thể là một dấu hiệu làm cho IRS không tin tưởng về tính trung thực trong hồ sơ thuế của quý vị. Những con số tròn trong chi thu không xảy ra thường xuyên trong thế giới thực.
e) Tránh dùng những chi phí ảo : Quý vị hãy cẩn thận khi ai đó nói rằng họ đã khấu trừ nhiều khoản chi tiêu ảo mà không bị kiểm tra thuế. Họ có thể may mắn hơn quý vị. Có điều khi bị phát hiện, thì IRS có thể dùng tất cả biện pháp chế tài và cho rằng những người đó biết sai mà cố ý phạm tội, ngoài tiền thuế phụ trội còn chịu tiền phạt rất nặng nề (Civil Fraud Penalty) so với tiền thuế lẽ ra phải trả. Trường hợp nghiêm trọng còn bị ghép tội hình sự đến 10 năm tù ở vì vi phạm tội “Tax Invasion.” Nhất là tránh khai lương ảo 1099 mà không viết checks.
5. Không được sử dụng tài khoản doanh nghiệp cho các chi tiêu cá nhân.
Một khi tài khoản doanh nghiệp được dùng trả những chi tiêu cá nhân, IRS sẽ cho rằng bạn sử dụng doanh nghiệp cho mục tiêu cá nhân, do đó nếu bị audit, tất cả các tài sản cá nhân, nhà cửa xe cộ, đất đai bạn sở hữu sẽ cùng lúc bị điều tra. Cho dù doanh nghiệp của bạn là LLC hay Corporation, thì các vụ kiện doanh nghiệp sẽ liên quan đến tất cả tài sản cá nhân vì bạn đã mất quyền bảo vệ tài sản cá nhân một khi sử dụng tài khoản doanh nghiệp cho cá nhân.
6. Hãy thay đổi phương thức tổ chức doanh nghiệp
Trong nhiều năm làm audit, chúng tôi thấy rằng sole proprietor, hoặc LLC self-employed bị audit gấp 20 lần hơn công ty (corporation) hay partnership. Có rất nhiều nhận định lầm lẫn trong việc thành lập LLC và corporation. Mục đích chính của LLC là để bảo vệ quý vị khỏi những trách nhiệm cá nhân (personal liability) khi có các sự việc kiện cáo liên quan đến doanh nghiệp, nhưng LLC không bảo vệ quý vị về các chế tài của luật thuế. Để khai thác các lợi điểm về thuế, quý vị phải chọn lựa khai LLC dưới hình thức S-corp, C-corp, Partnership, thay vì LLC Sole Proprietor. Mặc dù việc thành lập LLC tương đối dễ dàng hơn corporation, nhưng chỉ có corporation hoặc LLC-corporation mới bảo vệ quý vị tốt hơn trên cả hai phạm vi luật kinh doanh (business laws) và luật thuế vụ (tax laws).
Hầu hết các LLC của đồng hương chúng ta khai thuế không khác gì một cá nhân làm nghề tự do — khai hồ sơ doanh nghiệp trong Schedule C cùng với hồ sơ cá nhân 1040. LLC trong trường hợp này không có lợi gì về mặt thuế vụ. Nếu được làm đúng, thì một LLC có thể chọn lựa khai là một công ty (S corporation hay C corporation.) Trong trường hợp này quý vị khai mẫu thuế 1120 hoặc 1120S vào cuối năm. Đồng thời công ty cũng phải khai các mẫu thuế lương định kỳ mỗi ba tháng, và phải đăng ký với tiểu bang và county khi thành lập công ty. Vì công ty phải tuân thủ một số yêu cầu nhất định nên IRS tin tưởng hơn, và do đó IRS ít khi audit hồ sơ công ty. Mặc dù chi phí định kỳ trả cho kế toán viên xem ra có vẻ cao hơn là sole proprietor, nhưng tổng số thuế mà công ty phải chi trả sẽ thấp hơn nhiều khi biết cách làm hồ sơ hợp lý và hợp pháp.