Đôi khi lỡ lời làm hư việc, và lời nói nơi làm việc lại càng quan trọng hơn bao giờ hết. Sự nghiệp công danh, tư cách và ngay cả “nồi cơm” có thể bị ảnh hưởng chỉ vì câu nói không mấy tế nhị đó. Vấn đề không phải là mọi người sẽ dễ dàng bỏ qua mà khi bạn bày tỏ một ý tưởng trong một cuộc họp hoặc cùng tranh luận trong bữa ăn trưa, tất cả ý tứ bạn đóng góp đều thể hiện nhân cách hành xử của bạn.
Trong một quyển sách nhan đề “ Cách thể hiện hành xử: Sự thiếu sót liên quan giữa khen thưởng và thành đạt”, tác giả Sylvia Ann Hewlett đã nêu ra 3 yếu tố để dẫn đến cốt cách lãnh đạo thành thạo là hành động thế nào, quan sát vấn đề ra sao và nói năng diễn tả sao cho đúng cách.
Phát biểu một cách lưu loát không chỉ giúp khả năng giao tiếp hàng ngày thêm tốt đẹp mà còn bồi đắp thêm cách thể hiện hành xử của bạn. Mỗi cuộc gặp gỡ trao đổi bằng lời nói đều là các cơ hội quan trọng để tạo ra và nuôi dưỡng những ấn tượng tốt đẹp.
Một số từ ngữ thay lời nói có thể ngay lập tức làm suy giảm uy tín chuyên nghiệp trong phương cách hành xử và cần tránh dùng trong văn phòng làm việc. Sau đây là một số điều phải tránh nói lên lời ở nơi làm việc:
– Điều đó có ý gì? (Does that make sense?). Thay vì để bạn chứng tỏ là bạn thông suốt vấn đề, câu nói này làm cho người nghe tin là bạn không hoàn toàn nắm vững được ý tưởng của mình. Thay vào đó, chuyên viên hướng nghiệp Tara Sophia Mohr đề nghị bạn nên gợi ý hỏi “Bạn nghĩ thế nào? (What are your thoughts?)”.
– Thật không công bằng!(It’s not fair!). Câu này nói lên sự phàn nàn đơn giản về chuyện bất công mà không làm thay đổi được tình hình. Cho dù đó là một vấn đề rắc rối trong công việc hay một vấn đề nghiêm trọng đối với cả công ty, điểm quan trọng là tránh câu nói này rơi vào tình huống chủ quan trong các vấn đề so đo phàn nàn, hoặc tệ hơn, trở thành thụ động trách than.
– Tôi không có thời giờ! (I haven’t had time!). Thông thường, điều này không mấy đúng sự thật. Cho dù bạn không dành thời gian cho công việc hoặc lãng quên, chuyên gia hướng nghiệp Skalleberg đề nghị bạn cần chọn thời gian nào đó để thực hiện thay vì giải thích lý do tại sao công việc bị trễ là không có thì giờ.
– Chỉ cần (Just). “Chỉ” là từ ngữ phụ trong câu, chẳng hạn như “Tôi chỉ muốn kiểm tra xem nếu… (I just want to check if..) hoặc “Tôi chỉ nghĩ rằng … (I just think that…)” có vẻ vô hại, nhưng từ ngữ “chỉ” có thể làm giảm đi những gì bạn đang nói. “Chúng tôi xen vào chỉ vì chúng tôi đang lo lắng chuyện bé xé to”. Chuyên gia Mohr còn cho là làm câu nói đượm sắc tự thủ, một chút than vãn và là âm thanh phòng thủ, một chút nhõng nhẽo, và thăm dò. Hãy bỏ từ ngữ “chỉ” này ra, câu nói của bạn sẽ có quyền năng hơn!
– Nhưng tôi đã hỏi vấn đề đó trong một email một tuần trước đây (But I sent it in an email a week ago). Gặp trường hợp nếu ai đó không trả lời lại cho bạn điều bạn hỏi, đây là công việc của bạn phải liên tục theo dõi. Hãy chủ động khi giao tiếp thay vì viện cớ khác để dồn cho người khác chịu trách nhiệm.
– Tôi ghét … (I hate…)” hoặc “Thật khó chịu khi … It’s so annoying when…). Những câu lăng mạ không nên dùng hay nói đúng hơn chúng không có chỗ trong văn phòng làm việc, đặc biệt là khi cư xử với các đồng nghiệp cũng như lúc thi hành công vụ cho công ty. Những câu nói có tính cách lăng mạ không chỉ biểu lộ tính tình non trẻ, chưa trưởng thành và trình độ giao tiếp non nớt, đó là ngôn ngữ gây thêm rắc rối và như châm thêm dầu vào lửa.
– Đó không phải là trách nhiệm của tôi (That’s not my responsibility). Không nên nói câu nói này ngay cả khi nó không phải là nhiệm vụ cụ thể của bạn, hãy cùng thúc đẩy mạnh để cho thấy bạn là một cầu thủ đội banh và sẵn sàng đi những bước tiến xa thêm cùng với đồng đội. Thành quả cuối của việc làm, mọi người đều có trách nhiệm liên đới vì tinh thần làm việc đồng đội (team work).
– Bạn cần phải có … (You should have). Khi nói chuyện không cần nặng lời như thế. Rất có thể là những lời này gây cảm giác trách nhiệm thiếu sót khi bị trực chỉ. Chuyên gia hướng nghiệp Price đề nghị sử dụng một cách tiếp cận khả quan hơn như nói: “Trong tương lai, tôi khuyên bạn nên … (In the future, I recommend…)”
– Tôi có thể sai, nhưng … (I may be wrong, but.. ). Ngôn ngữ tự đánh giá thấp lời nói của mình sẽ ngay lập tức làm giảm tác động của bất cứ điều gì bạn đang nói về. Cần loại bỏ bất kỳ lời nói mở đầu mà hạ thấp tầm quan trọng của bạn hoặc làm giảm tầm mức ý tưởng bạn đóng góp.
– Xin lỗi, nhưng … (Sorry, but…). Bắt đầu bằng các từ ngữ này, bạn đã tự đưa mình lâm vào cảnh bị gây thêm phiền muộn.
– Thật sự … (Actually…). Như câu “Thật ra, bạn phải ở đó (Actually, it’s right over there),” hoặc “Thực sự, bạn có thể làm theo cách này (Actually, you can do it this way),” hiển thị rằng có khoảng cách giữa bạn và người nghe bởi ám chỉ rằng họ đã làm sai. Thay vì nói lời lẽ khác để tạo ra một tâm lý lạc quan hơn cho đôi bên.
