Dọn dẹp phòng làm việc: Nhìn xung quanh. Những gì đã không dùng trong một thời gian, đừng tiếc rẻ. Giấy rác, vật dụng linh tinh hay những thứ đã lâu bạn không cần dùng đến. Những đồ trang trí, nếu phủ đầy bụi chỉ làm cho chỗ làm việc của bạn nhìn tồi tàn và nhếch nhác hơn.
1. Thành lập “khu vực” làm việc
Bạn có lẽ sẽ cần một không gian làm việc chính (bàn làm việc), một chỗ phụ (tủ hồ sơ, kệ, binders…) để gần nơi tiện dùng nhất.
2. Dùng nhãn đánh dấu (labels) lên trên kệ, thùng, giỏ ngăn kéo.
Sự lưu giữ giấy tờ, hồ sơ theo sự sắp xếp thứ tự. Đây không chỉ là điều nhắc nhở bạn chỗ cất giữ mà còn giúp bạn khỏi nhức đầu để mất thời giờ tìm kiếm.
3. “Tổ chức” các ngăn kéo
Những mục thường dùng với nhau trong cùng một ngăn kéo: tem với phong bì, giấy ghi note, paper clips… dùng một ngăn hộc khác cho những vật dụng cá nhân.
4. Sắp xếp thư
Đừng quẳng đại một đống trên bàn, trong ngăn hộc. Xếp nó ngay khi bạn nhận được- Thư Vào (vừa nhận), Thư Ra (cần gửi đi) Thư Quan Trọng (cần đọc)… Bạn không cần lưu giữ những giấy tờ quá hạn. Đánh dấu vào các hồ sơ tài liệu trước khi xé hay cắt bỏ . Một số văn bản, tài chính phải được lưu giữ lâu dài. Hãy chắc chắn rằng bạn biết những yêu cầu này.
5. Tập tin hàng tuần.
Đừng để giấy tờ lộn xộn và chồng chất lên mỗi ngày. Đặt giấy tờ trong một “To File” (thư mục) và soạn lại mỗi tuần thay vì để đến…vài tháng.
6. Hộp lưu giữ tạp chí.
Dùng hộp đựng rẻ tiền để đựng những magazines hay catalogs bạn thực sự muốn lưu giữ, hoặc rất cần chúng để tham khảo, nghiên cứu.
7. Dọn dẹp LIỀN!
Cuối ngày, tập thói quen dọn dẹp liền, vì vậy bạn sẽ có chỗ sạch sẽ để bắt đầu vào ngày hôm sau.
8. Duy trì một chỗ làm việc gọn gàng luôn đem lại hiệu quả lâu dài.
Thay vì dành thời gian tìm kiếm và xáo trộn mọi thứ. Bạn có thể dành nhiều thời gian của bạn hơn cũng để… làm việc!
