Liên lạc điện tử ngày càng phổ biến. Cho dù đó là một email giao dịch công việc hay một email liên lạc thông thường, bạn cần lưu ý những điểm sau:
– Ðừng vội vàng gửi email trong lúc đang nóng giận. Ðể lòng dịu lại và thêm chút thời gian để hạ hỏa. Bởi vì ngôn từ trong khi giận dữ, không thể hiện đúng con người của bạn, và sẽ không thể thu hồi được email đầy hằn học đã gửi đi.
– Dòng tiêu đề subject line là điều gây ấn tượng đầu tiên với người nhận thư của bạn. Ðừng nên bỏ trống dòng này, khiến email của bạn hiện lên với trạng thái “no subject” trong mail box của người nhận thư. Cũng đừng nên để nguyên tiêu đề cũ, trong khi nội dung đã mới. Cần gõ lại tiêu đề phù hợp với nội dung mới, đó là cách tôn trọng mình, tôn trọng người nhận. Chưa kể bị nhầm lẫn với email cũ, và bay vào thùng rác.
– Khi đánh máy, thế nào cũng sai sót, nhiều lúc nội dung trở nên kỳ cục hoặc khó hiểu. Bạn nên đọc lại email để sửa lỗi về chính tả trước khi gởi.
– Khi bạn dùng toàn bộ chữ viết hoa, người đọc sẽ có cảm giác bạn đang la toáng với họ. Cả bức thư viết hoa cũng khó đọc hơn so với chữ thông thường.
Mặc dù email là một loại thư tự do, không quá bị ràng buộc bởi các quy định như một bức thư cổ điển, nhưng lời chào mở đầu và câu kết thúc trong email vẫn đóng một vai trò nhất định.
SH